Llevar el seguimiento manual de un inventario es un proceso muy laborioso y tedioso. Sin embargo, con el código de barra aplicado a cada uno de los artículos del inventario se pueden usar escáneres portátiles para dar seguimiento a los embarques y a su recepción, y así finalmente hacer el inventario físico más rápidamente. Los datos de ese escáner portátil pueden ser alimentados a un sistema de computación central a intervalos regulares, o también pueden actualizar el inventario en tiempo real, dependiendo del sistema que se esté empleando.
El control de inventario por código de barra proporciona total exactitud y actualización en tiempo real. Esto permite a la empresa la oportunidad de reducir los niveles de existencias, y por lo tanto también se reducen los costos que esto implica. Además, se reduce el tiempo empleado para la recolección de datos, como por ejemplo, el que se necesita para crear los inventarios anuales. Al mejorar la eficiencia siempre se bajan los costos de operación, por ello es recomendable aplicar los códigos de barra en el control de los inventarios, especialmente en esta época.
Sabemos que la empresa tiene que almacenar la información de todos los productos en su sistema y que el código de barra traerá los datos o la información del producto después de su escaneo, pero esto funcionará solo después de actualizar el contexto digital adecuado del producto. Por lo tanto, siempre se debe cargar inicialmente la base de datos antes del proceso de codificación de barras.
¿Cómo ayudan los códigos de barra a las empresas?
Los códigos de barra se crearon principalmente para facilitar la integración de productos, mercancías, paquetes y más en el stock.
En el pasado, había un gran problema con las filas enormes de paquetes y la falta de control de los stocks de los productos, y el código de barra surgió como una solución para ello. El GS1 creó un modelo oficial para estandarizar los procesos de identificación de productos y gestión comercial, que existe desde 2006. Ese estándar es un código de barra alfanumérico que se utiliza en más de 140 países, el cual permite colocar una gran cantidad de información sobre un producto en un espacio pequeño.
Cada línea del código de barra representa un número 1, y el espacio en blanco representa un 0. Las dos barras finas y más comprimidas al principio y al final del código indican el inicio y el final del código de producto, y sirven para facilitar la lectura del código por la máquina del escáner.
El sistema de código de barras GS1 es utilizado en todo el mundo y si se quiere aumentar la productividad, reducir costos, aumentar el control del stock y disminuir las colas relacionadas a la paquetería en la empresa, entonces es necesario aplicar códigos de barra.
Cuando se trata de mantener el inventario comercial, honestamente no importa si es grande o pequeña la organización ya que si una empresa tiene inventario, igualmente debe mantener registros, analizarlo y protegerlo. Ahí es donde aparece el sistema de código de barras, porque le ayudará a una persona o compañía a mantener su stock de manera más eficiente.
Un sistema de inventario de código de barra puede beneficiar a cualquiera al mejorar la eficiencia. También puede permitir que una persona ahorre una cantidad significativa de tiempo y recursos que al final pueden ser invertidos en otro tipo de elementos que favorezcan al negocio, como por ejemplo su mercadeo y relaciones públicas.
El software de código de barra, adicionalmente, permite la creación de estos códigos únicos que se pueden leer a través de cualquier escáner y que generalmente son muy fáciles de usar.
¿Qué son y cómo funcionan los códigos de barra?
El código de barra es un conjunto de números y líneas paralelas con distinto grosor que forman un código universal único que sirve para identificar la mayoría de los productos de cualquier tienda. Estos códigos nos permiten identificar los distintos artículos y agruparlos según sus características.
Los números que vemos detrás de los productos, generalmente con un fondo blanco y barras verticales, son esos códigos de barra. Todo producto posee un número de código de barra único, por lo que si tienes un paquete de arroz de 500 gramos y otro de la misma marca pero de 200 gramos, ambos tendrán códigos de barra distintos. Así mismo para cada sabor, color o variación diferente del mismo producto que se venda, se necesitará un código de barra único.
Para obtener detalles de cualquier producto, el software de código de barra extrae datos de los patrones del código de barra que se escanee. Los datos de cualquier producto se adjuntan directamente con un código de barra.
¿Cómo se implementa un sistema de códigos de barra en un inventario?
El principal problema con cualquier hoja de cálculo o el sistema de registro manual es que es muy propenso que cuente con errores. Para atender esto y para contar con un sistema de gestión de código de barra, la empresa tendrá que contratar inicialmente un servicio para configurar todo el sistema, pero ese es solo el “obstáculo” inicial porque después de ello el proceso se automatiza y se puede monitorear usando el software elegido.
En primera instancia, implementar un sistema de código de barra para el inventario es una tarea abrumadora, pero siempre facilitará el trabajo futuro. Además, también hay que considerar que se trata de una inversión, lo cual puede tener un impacto dentro de las finanzas del negocio, aunque al final está más que garantizado que los resultados serán óptimos.
Así que una vez tomada la decisión, para establecer correctamente este sistema, uno tiene que seguir los siguientes pasos:
-Comprar la herramienta de inventario de código de barra adecuada.
-Decidir el tipo de código de barra a utilizar para los productos.
-Decidir también el tipo de código de barra porque luego la creación del código de barra se lleva a cabo en el software.
-Actualizar el software de gestión de inventario con los nuevos códigos de barra.
-Imprimir y aplicar los códigos de barra a cada paquete o caja.
Alrededor del mundo de los códigos de barra es muy común que existan fraudes a través de códigos que no son de tipo legal ni oficial. Lo mejor para evitar malos ratos es informarte bien antes de hacer cualquier transacción y únicamente ocupar los medios oficiales para obtener un código de barra, como por ejemplo el GS21.
