Preguntas Frecuentes

 

  1. ¿Qué es GS1?

R: “GS” significa Global System, Global Standard y Global Solution, y ” 1″ representa la posición número uno como sistema mundial de estándares, como único lenguaje para el comercio y los negocios de todo el mundo.

 

  1. ¿GS1 es un sistema de estándares internacional?

R: En la actualidad, alrededor de 1.000.000 compañías en el mundo utilizan el sistema GS1 a través de una red internacional de Organizaciones de Numeración representadas en oficinas locales en más de 101 países. Los códigos EAN/UCC  son la llave de acceso en más de 5.000.000.000 de transacciones en puntos de venta diariamente. Con estas cifras indudablemente somos la organización número uno a nivel mundial en manejo de estándares de codificación y aplicaciones logísticas de los mismos.

 

  1. ¿Cuáles son los beneficios al utilizar los estándares EAN/UCC?

R: GS1 ofrece a las compañías mejorar su eficiencia y productividad tras la aplicación de los diferentes estándares EAN/UCC, lo cual se traduce en mejoras significativas en operaciones de logística, reducción de costos por papelería, reducción en los tiempos de órdenes y despachos, mejor manejo de toda la cadena de suministros.

Enormes ahorros en costos son obtenidos diariamente por empresas usuarias que utilizan el sistema EAN/UCC, porque aplican la misma solución para comunicarse con todos sus socios comerciales, mientras pueden trabajar libremente en sus aplicaciones internas.

 

  1. ¿Qué sectores utilizan los estándares EAN/UCC?

R: Aunque el sistema EAN/UCC fue implementado al principio para la industria del retail, se ha expandido rápidamente para incluir una cantidad de sectores comerciales e industriales que requieren identificar no sólo productos de consumo masivo sino también libros, textiles, productos farmacéuticos, partes para vehículos y muchos otros productos y servicios. El aspecto multisectorial e internacional de los estándares significa que cualquier compañía en cualquier sector, sin importar donde esté localizada, puede utilizar los estándares.

 

  1. ¿Qué debo hacer para afiliarme a GS1 Venezuela y obtener mi prefijo de empresa?

R: Puede bajar los recaudos de la página WEB “Cómo me Afilio” o comunicarse con Atención al Cliente a través del correo electrónico: atencionalcliente@gs1ve.org . Una vez que tenga todos los recaudos háganos llegar su información en un sobre o entréguela personalmente en nuestras oficinas y la Asociación le asignará un prefijo a su empresa en los siguientes 5 días hábiles de realizado el pago. Cualquier incumplimiento en los pasos a seguir para la afiliación, acarreará demoras en la asignación de los códigos de productos.

 

  1. ¿Quién debe hacer la gestión para codificar un producto?

R: El dueño de la marca de dicho producto debe codificar el producto sin importar quién lo fabrica. Aquellas empresas que importan productos y/o los reempacan pueden solicitar su prefijo de compañía.

 

  1. ¿Por qué cuando solicito un código de barras, se asignan dos tipos de códigos?

R: GS1 Venezuela asigna el código correspondiente a las unidades de consumo, generalmente un código GTIN-13 y el código de las unidades de despacho (corrugados, bandejas, termoencogibles, bultos, etc.), generalmente un GTIN-14

Un ejemplo:

Solicitud

Marca             Descripción

La Blanca        Arroz Blanco 20% GP 1KG

Marca             Descripción                             Unidades x caja

La Blanca        Arroz Blanco 20% GP 1KG      12 Unidades

 

Codificación

Marca             Descripción                             Código de Barras

La Blanca        Arroz Blanco 20% GP 1KG      7591234567890         (*)

La Blanca        Arroz Blanco 20% GP 1KGx12 unds   27591234567893       (**)

(*) Un Código para la unidad de consumo GTIN-13(punto de venta)

(**)Un Código para la unidad de despacho y almacén. GTIN-14

 

  1. ¿Qué debo hacer si no tengo espacio para colocar el código GTIN-13 en mi producto?

R: En este caso debe enviar muestras a GS1 Venezuela para realizar el estudio de rediseño de empaque. Si el problema persiste es necesario asignar un GTIN-8.

 

  1. ¿Cuánto debo cancelar por la asignación de los códigos?

R: La asignación de códigos no reviste costo alguno. Sólo deberá estar solvente con el aporte de mantenimiento que debe ser cancelado anualmente.

 

  1. ¿En cuánto tiempo asignan los códigos de barras a mis productos?

R: Luego de su empresa estar afiliada, una vez recibida su solicitud, la respuesta será enviada en un lapso no mayor a 48 horas vía fax ó e-mail según lo requiera el afiliado.

 

  1. ¿Puedo conocer la lista de códigos asignados a mis productos?

R: Sí, debe enviar una comunicación escrita vía fax o e-mail a solicituddecodigo@gs1ve.org a la Gerencia Estándares y Consultoría de GS1 Venezuela solicitando una lista completa o base de datos de sus productos y le será enviada en un plazo no mayor a 48 horas.

 

  1. ¿Qué diferencia hay entre el sistema GS1 y otros sistemas de codificación?

R: El sistema GS1 es lo que se conoce como un sistema abierto, pues permite, mediante el uso de un lenguaje común, la comunicación directa entre empresas en el ámbito nacional e internacional. Sistemas como 2 de 5 y 3 de 9 sólo pueden ser utilizados para aplicaciones internas dentro de las compañías. A estos sistemas se les llama cerrados pues no pueden ser utilizados para la comunicación entre socios comerciales.

 

  1. ¿Quién debe comunicar la numeración de los productos a los detallistas, mayoristas, etc.?

R: Cada empresa que solicite códigos a GS1 Venezuela deberá suministrar a sus socios comerciales la información sobre el número asignado a sus productos. De este modo el detallista podrá incluir el código de los productos en su base de datos, para ser comercializados en forma expedita.

 

  1. ¿Los códigos EAN y UCC se leen indistintamente en cualquier parte del mundo?

R: La respuesta es Sí. El código UCC surgió en Estados Unidos y le siguió el código EAN en el resto del mundo. La diferencia es que el primero tiene 12 dígitos y el segundo tiene 13, pero ambos son totalmente compatibles. De hecho, hoy en día estos códigos forman parte del Sistema EAN.UCC. Todos los códigos de productos americanos se pueden leer perfectamente en Venezuela y todos los códigos de los productos venezolanos pueden leerse perfectamente en los Estados Unidos y/o cualquier parte del mundo.

 

  1. ¿Cómo debo codificar un producto que voy a exportar a Estados Unidos?

R: No hay requerimientos especiales de codificación para exportar nuestros productos a cualquier parte del mundo, incluido Estados Unidos: es válido el código GTIN-13 asignado en GS1 Venezuela. A partir del 01/01/2005 Estados Unidos está capacitado para leer códigos GTIN-13 en la totalidad de sus comercios, grandes y pequeños.

 

  1. ¿Debo mantener doble inventario de empaques para un mismo producto?

R: La respuesta es No. De acuerdo a lo anteriormente explicado, un solo código es válido para un producto, pues es su cédula de identidad. No puede haber un mismo producto con dos códigos distintos, pues esto causa confusión en los mercados, más ahora que no hay límites en las rutas. ¿Quién garantiza que un producto X exportado a Miami no llegue a Buenos Aires y coincida con el mismo producto X que se exportó directamente a Buenos Aires? Si el primero se codifica con UCC (porque supuestamente va a Estados Unidos) y el segundo con EAN (porque supuestamente va al resto del mundo), finalmente podrá coincidir el mismo producto X con dos códigos distintos en un mismo mercado, causando un conflicto de identificación. El Sistema EAN.UCC es claro en un principio básico: un producto – un código. Si se decide a codificar con GTIN-13, el código es válido dentro y fuera del país, por lo que no es necesario hacer una codificación especial UCC-12 para Estados Unidos.

 

  1. ¿Por qué debo participar en los comités?

R: En los comités se reúnen representantes de fabricantes y comerciantes para lograr acuerdos que benefician a ambas partes, dentro de un marco de herramientas estándares y en un clima de discusión colaborativa, surgiendo ideas que se nutren con la visión de todos los participantes. Estos comités permiten la ruptura de las barreras tradicionales que dificultan las negociaciones. Participar en ellos puede hacer más efectiva su labor de negociación conjunta que si trabaja de forma individual. Además le permite estar al día con las tendencias acordadas, reduciendo el esfuerzo invertido en buscar soluciones que ya están inventadas. Si su competidor está en uno de los comités que coordina GS1 Venezuela, usted debe estar ahí!

 

  1. ¿Cómo participar en el comité de su interés?

R: Contáctenos a través de Atención al Cliente por el correo electrónico: atencionalcliente@gs1ve.org, para que reciba información y calendario de los comités a realizar y canalizar su necesidad. Si requiere de un entrenamiento previo sobre algunos de los conceptos que se manejan en cada uno de los comités, gustosamente le atenderemos y de esta manera podrá incorporarse a los Grupos de Trabajo.

 

  1. ¿Qué debo hacer para imprimir los códigos de barras luego de recibida la numeración asignada por GS1 Venezuela?

R: Una vez asignados estos números deberá decidir cómo colocarlos en el producto: impresión directa sobre el empaque o impresión en etiquetas autoadhesivas. GS1 Venezuela le puede sugerir Proveedores de Servicios afiliados o GS1 Venezuela puede apoyarle con su requerimiento. Consulte a GS1 Venezuela sobre la correcta ubicación del código, tamaño y colores.

 

  1. ¿Los códigos asignados a mis productos pueden ser leídos en otros países?

R: Si, el Sistema GS1 es internacional y los códigos asignados son únicos en todo el mundo.

 

  1. ¿Cuáles colores pueden usarse en el código de barras que imprimo en mi producto?

R: Es recomendable utilizar colores claros para el fondo y colores oscuros para las barras, con el objeto de obtener el mayor contraste posible entre barras y espacios. Nunca se debe utilizar el color rojo o naranja para las barras porque el haz de luz del escáner es de color rojo, por lo que este color es blanco para el escáner y no lo lee.

 

  1. ¿Puedo reasignar los códigos de barras de productos que no saldrán más al mercado?

R: Cada vez que se discontinúe un producto es preciso informar a GS1 Venezuela con el objeto de “congelar” el respectivo código durante 2 años. Luego de este período de tiempo, podrá ser reutilizado.

 

  1. ¿Si mi producto ha sufrido modificaciones puedo mantener el mismo código de barras?

R: Si la modificación es significativa se debe asignar un nuevo código de barras. Si el fabricante o sus socios comerciales deben diferenciar este nuevo producto del anterior, en sus inventarios, es preciso asignar un nuevo código.

 

  1. ¿Cuál es la diferencia entre Lectura y Verificación de un código?

R: La lectura de un código es realizada por un scanner en un punto de venta del comerciante. La lectura significa captar un código como clave de acceso a una base de datos, en la cual está contenida la identificación del producto, su precio, su inventario, etc. Si el código no ha sido previamente cargado a la base de datos, el scanner no podrá leerlo, generando un error en el punto de venta. Si el código ha sido cargado, pero no está bien impreso, el scanner tampoco podrá leerlo.

La verificación en cambio es realizada por un verificador, que es un equipo para determinar la calidad del código y nos indica los parámetros aceptables y rechazables del mismo. La verificación significa captar un código y analizar sus características impresas en el empaque (contraste, decodabilidad, colores, modulación, definición de bordes, etc.) pero no da ninguna información acerca de identificación y precio, por lo tanto, no es necesario que un código esté cargado en una base de datos para ser verificado. Como puede observarse, lectura y verificación son dos procesos diferentes. A simple vista, un scanner y un verificador pueden parecer iguales, pero cumplen funciones distintas. Si desea saber si un código será leído por un scanner, debe primero verificarlo. Si por confusión, se pretende verificar la calidad de un código con un scanner, aunque la calidad sea perfecta el scanner generará un error, especialmente si se trata de un producto que no ha sido incorporado a la base de datos del comerciante.

Las pruebas de verificación se realizan en GS1 Venezuela, no en los establecimientos comerciales. Si el código tiene la calidad correcta, se puede garantizar que, una vez cargado a la base de datos del comerciante, el scanner podrá leerlo. Presentar el certificado de calidad de GS1 Venezuela a un comerciante, asegurará que su producto sea bien recibido en el mercado.

 

  1.  ¿Qué hago si decido no utilizar más el código asignado?

Si decide no utilizar más el código de producto que le fue asignado por GS1 Venezuela, debe asegurarse que el producto que tenía dicho código no continúe siendo comercializado en los puntos de venta, ya que este código, una vez que usted solicitó su retiro, será reasignado.

Debe enviar una carta de retiro, en papel con membrete, firmada y sellada por el representante legal, según carta  de retiro, y la misma debe ser escaneada y enviada a info@gs1ve.org.

 

  1.  ¿Qué hago si cambio la Razón Social de la empresa Afiliada a GS1 Venezuela?

Debe enviar una carta explicativa firmada y sellada por el representante legal de la empresa, donde informe lo sucedido con la empresa afiliada y su requerimiento. Enviar comunicación a info@gs1ve.org.